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Voici quelques-uns des mandats réalisés par Projexpace au cours des dernières années :
Projexpace a planifié, coordonné et supervisé le déménagement de la bibliothèque de McGill vers le nouveau centre de collection de 40 000 pieds carrés, situé à Valleyfield, où les livres étaient numérisés et intégrés à un système moderne d’entreposage automatisé, le premier en Amérique du Nord à des fins bibliothécaires.
Le mandat consistait à déplacer un total de 2,4 millions de livres, dont 250 000 ouvrages rares, ainsi que 30 000 boîtes d’archives. Nous avons également été chargés du démontage, du transfert et du réassemblage de 178 étagères. À destination, il était essentiel de tester 96 000 bacs selon un gabarit spécifique et de les étiqueter avec un code-barres. Nous avons veillé à un tri rigoureux des matériaux (carton, plastique, bois) pour assurer leur recyclage approprié.
À l’origine, les livres étaient répartis sur 10 étages de 3 bâtiments à Montréal. Nous avons géré une équipe de 10 employés du déménageur chargés de déplacer les livres des étagères vers les camions.
À Valleyfield, nous étions responsables de la formation et de la supervision de 17 employés répartis sur 14 stations de numérisation, 2 postes d’insertion et des postes de manutention. La gestion de l’espace était complexe, notamment en raison des livraisons quotidiennes de 720 bacs, de 17 000 livres, ainsi que des boîtes de transport vides à retourner.
Le déménagement devait être réalisé dans un délai de 6 à 9 mois. En tant que première bibliothèque à recourir à un système d’entreposage automatisé en Amérique, il y avait beaucoup d’inconnu concernant la vitesse d’ingestion du système et des complications potentielles, mais grâce à une planification minutieuse et une exécution efficace, Projexpace a réussi à finaliser l’ensemble du projet en 7 mois.
L’organisation du transfert d’environ 300 postes de travail provenant de trois sites différents a impliqué la réalisation de nombreuses activités interconnectées. Chaque retard aurait pu créer une incidence majeure sur l’échéancier global et le budget.
Notre démarche : séquencement des activités
Prise d’inventaire du mobilier et des équipements
Une équipe a établi des critères pour déterminer les éléments à conserver lors du déménagement, en tenant compte des budgets et des besoins. Les critères de compatibilité entre le mobilier ont été définis, et un fichier Excel a permis d’étiqueter et photographier chaque élément, incluant des détails pour leur nouvel emplacement.
Prise de connaissance, intégration au projet
L’équipe a pris connaissance des activités en cours et à venir, incluant l’organigramme, la liste des employés, et les plans de construction. La planification a tenu compte des besoins de continuité des services et des contraintes de construction.
Planification et coordination
Des comités ont été formés pour valider des informations sur le fonctionnement. Un plan de mitigation des risques a été élaboré, et des réunions avec le service informatique ont clarifié les ressources nécessaires pour les transferts.
Plan de transfert
Des tableaux quotidiens ont été établis pour les dates d’installations et de déménagement. Des prédéménagements ont été envisagés et des sessions d’informations ont été programmées pour le personnel.
Mises en services
Des visites planifiées ont coordonné les installations de mobilier et d’équipements au site d’arrivée, avec des installations de mobilier récupéré avant le début des phases.
Déménagements
Le devis a été préparé et les compagnies de déménagement invitées. La cédule de déménagement a été planifiée, et une supervision constante a été exercée tout au long du processus, incluant le déménagement du mobilier excédentaire.
En étroite collaboration avec le gestionnaire de projet, Projexpace a conçu le plan de déménagement pour l’urgence, incluant les transferts d’activités. Ce plan détaillait les stratégies, étapes, séquences et protocoles nécessaires à la réalisation du déménagement des activités vers de nouveaux locaux. Projexpace a également préparé le devis technique pour l’équipe de déménageurs et en a évalué le budget.
Le mandat incluait plusieurs tâches, telles que l’établissement d’un calendrier aligné sur les travaux de construction, la mise en place d’un comité logistique, et la préparation d’un inventaire complet des équipements et mobiliers à transférer ou à mettre au rebut. Projexpace a également coordonné les contraintes liées au transfert d’équipements médicaux et veillé à ce que les services essentiels continuent sans interruption durant le déménagement.
En collaboration avec le comité clinique, Projexpace a joué un rôle-conseil pour le transfert des patients, tout en définissant des mesures pour garantir leur sécurité. Une analyse des risques associée au plan de déménagement a été réalisée, avec des propositions de mesures préventives. Enfin, Projexpace a élaboré un échéancier détaillé, mis à jour ce dernier en cas de changements et s’est assuré que tous les membres de l’équipe de projet comprenaient les ajustements.
Le projet a été réalisé par Projexpace et avait pour objectif de définir, planifier, coordonner et superviser l’ensemble des ressources nécessaires au déménagement de 500 000 dossiers d’archives médicales dans le cadre du futur agrandissement du Centre Hospitalier Honoré Mercier. Ce projet a impliqué la gestion complète du transfert des dossiers tout en garantissant leur accessibilité permanente, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Cette approche méthodique a permis à Projexpace d’assurer un déménagement efficace et sécurisé, minimisant les interruptions d’accès aux dossiers.
Le CIUSSS EIM regroupe environ 45 établissements de santé, dont l’Hôpital Maisonneuve Rosemont, l’Höpital Santa Cabrini et l’Institut Universitaire de Santé Mentale de Montréal.
Regroupement des locaux administratifs :
Suite à la création des regroupements de services cliniques et administratifs, Projexpace a reçu le mandat d’organiser la logistique des déménagements des postes administratifs de la majorité des sites vers trois destinations principales, en incluant le transfert du service régional des soins à domicile.
Nous avons collaboré avec divers comités réunissant des représentants des services financiers, des ressources humaines, des services techniques, de l’hygiène et salubrité, ainsi que de l’informatique et des télécommunications, sans oublier les secteurs concernés par leur transfert.
En tout, nous avons orchestré le déplacement de plus de 1 000 personnes ainsi que d’équipements de bureau et médicaux. Certains déménagements étaient internes, nécessitant une coordination minutieuse au sein d’un même édifice ou étage, tandis que la plupart des transferts étaient externes, impliquant du mobilier auto-portant et en système, ainsi que trois centres de documentation dotés de rangements mobiles et un entrepôt d’équipements médicaux.
Au total, plus de 12 phases de déménagement ont été réalisées. En raison de conditions d’approvisionnement complexes, nous avons dû gérer et superviser l’ensemble des tâches avec trois différents déménageurs de manière simultanée.
Centre de recherche :
Déménagement externe complet de plus de 50 laboratoires et locaux de services, incluant la coordination du transfert des équipements avec les fournisseurs externes.
CLSC Rosemont et CLSC de St-Michel :
Gestion administrative des 2 chantiers d’environ 60 000 pc chacun et coordination des installations de mobilier, coordination du transfert des archives médicales ainsi que la planification et l’organisation du déménagement de plus de 350 locaux chacun (soins et bureaux).
Évaluation des besoins en espaces pour l’ensemble des CLSC :
Visite et relevé complet de tous les espaces utilisés dans les 8 CLSC afin de préparer un plan complet de réorganisation des services.
CLSC Olivier Guimond :
Gestion administrative du chantier de rénovations sur 5 étages, coordination des installations de mobilier, planification et l’organisation du déménagement de plus de 100 locaux (soins et bureaux).
Bloc opératoire en ophtalmologie de HMR :
Transfert externe complet temporaire du bloc de l’Hôpital Maisonneuve Rosemont afin de permettre d’y effectuer des travaux de réfections, et organisation du retour au site initial.
Urgence de HMR et urgence de Santé Mentale :
Planification, organisation et coordination du transfert externe complet des 2 urgences.
Pavillon d’Hémodyalise :
Planification, organisation et coordination du transfert complet vers le nouvel agrandissement.
Projexpace a planifié, coordonné et supervisé toutes les activités de transfert pendant 84 jours provenant de 4 origines vers la nouvelle destination soit, un nouveau complexe appelé le Campus MIL, de 60 000 mc qui a été érigé sur l’ancienne gare de triage du Canadien Pacifique, pour recevoir 2 000 étudiants incluant un centre de résonance magnétique nucléaire à haut champ.
6 étages, 200 laboratoires, des salles de cours, 6 amphithéâtres et 140 bureaux.
La préparation au transfert de nombreux équipements a été réalisée avec succès:
Des dizaines de perceuses, soudeuses, découpeuses, plieuses, presses, tables optiques, boîtes à gants, hottes, compresseurs, refroidisseurs, spectrophotomètres, microscopes, incubateurs, congélateurs -80 degrés avec glace sèche, et plus.
Mais plus spécifiquement, en fonction de leur fragilité et/ou de leur format :
Un accélérateur de particules, plusieurs tables optiques de 3mx4m, des fours de 3mx3m. aussi, des équipements de précision avec montage, dont un oscilloscope unique au Canada.
Contexte organisationnel
L’équipe a analysé le contexte, les orientations, les priorités et les contraintes, en planifiant les séquences de livraison des espaces selon les liens opérationnels et les besoins de maintien des services, tout en tenant compte des capacités des fournisseurs et des contraintes des lieux. Plus de 1000 postes de travail ont été relocalisés provenant de 2 sites externes.
Premières interventions
Des relevés et un inventaire du mobilier et des équipements ont été effectués, suivis d’une coordination avec les architectes pour la mise en plan. Certains mobiliers patrimoniaux ont été transférés alors que Projexpace a coordonné et supervisé l’installation des nouveaux postes de travail et des espaces communs.
Préparation du Plan de transfert
Le Plan de transfert a été élaboré, précisant les dates et informations des personnes transférées, ainsi que les biens à transférer.
Logistique et coordination
L’équipe a validé les séquences d’installations, préparé un répertoire des fournisseurs et défini l’ampleur du déménagement.
Supervision et contrôle
La logistique des déménagements a été mise en place, incluant des consultations avec les responsables de secteur et des visites avec le déménageur. Des sessions de formation sur l’emballage et l’étiquetage ont été organisées, et une supervision continue a été assurée durant toutes les étapes du déménagement.
Centre Hospitalier de l’Université de Montréal (CHUM)
Dans le cadre d’un projet en PPP (partenariat public-privé), la responsabilité de la planification du transfert des activités du CHUM devait être préparée et soumise au partenaire privé un an avant le début du transfert.
C’est en collaboration avec une firme française, Déméninge, que l’équipe de Projexpace a effectué tout le travail de recherche et de préparation.
Relevés, inventaire et estimation de coût
Trois équipes ont tout d’abord réalisé le relevé complet de tout le mobilier (MAO) et des équipements médicaux dans l’ensemble des trois sites d’origine, soit l’Hôpital St-Luc, l’Hôpital Notre-Dame et l’Hôtel-Dieu : identification avec étiquettes code-barres, données sur fichier informatique (fournisseur, modèle, dimensions, etc.), identification du mobilier pouvant être récupéré en fonction des besoins et des plans d’aménagement, ainsi qu’une estimation de la valeur monétaire réduite au budget d’acquisition.
Prise des besoins physiques, cliniques et logistiques
Plus d’une centaine de rencontres avec les responsables de tous les services (cliniques et supports) de tous les sites ont été organisées afin de définir les liens, les priorités et les contraintes de chacun. Cela a permis d’établir une séquence tenant compte des interrelations entre les services, ainsi que de la mise en service par étages du nouveau site et des dates de départ définies pour chacun des sites existants.
Calendrier de mise en service
Un calendrier de mise en service a été établi afin de connaître les dates d’installations prétransfert : informatique, sécurité, salubrité, logistique, livraisons des nouveaux équipements et du mobilier, télécommunications, stationnements, etc.
Plan de transfert
Tenant compte de tous les aspects cités plus haut, un plan de transfert complet a été élaboré sur MSProject pour chaque service : date du transfert, heures, durée. De plus, un calendrier de toutes les activités de mise en service préalables à chacun des transferts a été préparé.
photo : JKimMalo
Un des plus gros projets de relocalisation d’un centre de recherche au Canada. Projexpace a planifié, coordonné et supervisé le transfert du Centre de Recherche de l’Université de Montréal (CRCHUM) vers les deux nouveaux édifices de 6 et 16 étages pour un total de 68 000 mc pouvant accueillir plus de 1300 personnes, 85 laboratoires et un centre d’enseignement.
Tout d’abord, un Plan de Transfert a été préparé incluant la description détaillée des tâches du coordonnateur de déménagement, du responsable en génie biomédical, des fournisseurs externes et des déménageurs
La préparation au transfert de nombreux équipements a été réalisée avec succès :
Des dizaines de tables optiques, boîtes à gants, hottes, compresseurs, refroidisseurs, spectromètres, microscopes, incubateurs, congélateurs -80 degrés avec glace sèche sur alarme, centrifugeuses,etc.
Le transfert d’équipement des espaces hautement spécialisés soit, plateformes de service avec microscopes confocaux, des salles de bio confinement NC2, une salle blanche, et une animalerie. Pour tous ces environnements, un habillement de protection additionnel était requis, soit : habits et/ou jaquettes, gants et masques de protection N95. L’accès était aussi limiter aux ressources désignées seulement.
En plus du transfert des bureaux, des boîtes et ordinateurs du personnel, nous avons fait la coordination des préparations d’équipements avec quelque 20 fournisseurs externes, dont certains provenaient d’Europe et des États-Unis.
Avec 4 ressources, tous en place de façon continue durant toute les jours de déménagement, nous avons organisé le transfert de plus de 5400 équipements de haute précision ayant des valeurs entre 5 000 $ et 750 000 $, 20 000 boîtes et contenants de tous genres, plus de 1 000 ordinateurs avec des équipes de 30 à 40 déménageurs par jour.